ERP-WS INDÚSTRIAS

Um assunto que merece relevância, é o uso do ERP-WS para industrias. Caso você ainda não conheça a sigla ERP vem de Enterprise Resource Planning uma tecnologia que ajuda na organização e na otimização de processos empresariais, trazendo diversos benefícios para quem o adota.

Organização de processos

Não á dúvidas quanto a participação das indústrias nos processos de produção e também nas áreas administrativas, vale esclarecer que processos nada mais são que conjuntos de atividades que, quando corretamente sequenciadas, produzem um resultado final. E é justamente esse resultado que pode ser otimizado ao fazer uso de um bom sistema ERP-WS.

Podemos dizer que a metodologia é simples e direta quando os processos da indústria são inseridos em um sistema informatizado, passam a ser padronizados, e assim observamos o aumento da qualidade do serviço realizado pela equipe. Como a metodologia será sempre a mesma, os resultados também surgirão iguais, sempre positivos!

Processamento de informações

A informatização por meio do ERP-WS para indústrias otimiza o processamento das informações da empresa, executando as tarefas com muito mais agilidade e eficiência. E só isso já reflete significativamente na qualidade da comunicação interna, consequentemente impactando na produtividade da equipe, que não fica à espera de que as informações cheguem por outras vias.

A análise de dados também tem vantagens por sua vez, pois todas as informações estratégicas ficam concentradas em um único lugar. Assim torna-se muito mais fácil promover o cruzamento desses dados e extrair insights cada vez mais precisos para a tomada de decisão.

Integração de setores

Um dos benefícios que obeteremos com ERP-WS para indústrias é a integração de setores por meio de uma ferramenta compartilhada. Assim, os departamentos alimentam o sistema com suas informações e distribuem os dados necessários para outros setores em tempo real, mantendo a empresa em pleno funcionamento, sem entraves ou mal-entendidos.

Todavia, a alta gestão passa a ter acesso a todo tipo de informação que circula na empresa, podendo realizar um controle mais eficaz sobre os recursos empregados. Esse tipo de raciocínio permite direcionar esforços, planejar novos investimentos, realizar ações de redução de custos e tomar decisões com agilidade, aproveitando as oportunidades que surgirem.

Redução de custos

Devemos ter em mente, que é necessário que alguns investimentos devem ser feitos para reduzir custos ao longo do tempo. É o caso do ERP-WS, por exemplo, que exclui o retrabalho, otimiza a gestão do tempo na empresa, agiliza processos e, por tudo isso e muito mais, torna a equipe mais produtiva.

Com o estudo dos dados financeiros, o ERP-WS contribui para identificação de possíveis pontos de melhoria, bem como na criação de estratégias para reduzir as despesas operacionais. Assim, permite que a indústria se torne mais competitiva no mercado.

É necessário a implantação do Sistema ERP-WS?

Todas empresas precisam de atividade que otimizem seu tempo, é por isso que o sistema ERP-WS se faz necessário em empresas de varejo, em um mercado cada vez mais competitivo, sobressaem as organizações que conseguem otimizar o tempo de execução das atividades, reduzir os custos e aumentar a produtividade. Com um fluxo de tarefas mais dinâmico e flexível, é possível alcançar melhores resultados e ter uma gestão mais eficiente.

O Sistema ERP-WS centraliza informações o que oferece ao ges tor uma visão ampla de todo o negócio e melhor visibilidade de todo o desempenho da organização. Ter controle sobre o estoque, reestruturar a formação de preços, são atitudes necessárias nos dias atuais.

Automação Comercial

Um ponto muito importante para o varejo é o checkout, é por meio dele que se materializa a venda e o dinheiro que entra no caixa da empresa. Também é de lá que o cliente tem a última experiência com a loja.

Sempre almejamos que o ponto de venda tenha duas características: velocidade e segurança. A Automatização comercial, feita por meio de equipamentos e softwares próprios para o varejo auxilia a conseguir ambos os objetivos, e a partir daí o empresário conseguirá se dedicar a outras atividades da loja, o que renderá muito mais resultados para a gestão.

Controle de estoque

Manter um estoque organizado é uma das atividades mais importantes para um varejista, caso contrário o fluxo operacional é comprometido e outros processos podem passar a não funcionar como esperado.

As falhas cometidas por processos operacionais, é eliminada com uso do sistema ERP-WS, uma vez que as informações passam a compor automaticamente um único sistema. Todos os setores têm acesso às movimentações efetuadas na empresa, integrando dados e possibilitando avaliação em tempo real, e se os dados estiverem na nuvem, poderão ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora.

Redução de custos

O uso do ERP-WS otimiza o tempo das atividades, assim sendo produz mais em um período mais curto de tempo, com informações em tempo real, nossos gestores podem conhecer os setores que estão apresentando maiores despesas e a partir de então estabelecer medidas que reduzam ou eliminem desperdícios dentro da empresa.

Planejamento eficiente

Em uma empresa de varejo, o sistema ERP-WS é o degrau necessário, na escalada para o sucesso, no intuito de conhecer a empresa a fundo, usamos um sistema integrado e atualizado.

Em conjunto com as informações de todos os setores, e sabendo quais as principais defasagens de cada um, é possível estabelecer um planejamento que reduza ou elimine os problemas que impossibilitem melhor desempenho. Além do mais, será mais fácil implementar ações realistas de curto, médio e longo prazo e que possam contribuir para o alcance de melhores resultados

Facilite as estratégias de promoção

Tendo em mãos informações reais e confiáveis, os estudos para estabelecer uma estratégia são muito mais eficazes, a criação de vendas e promoções para clientes reverte-se certeiramente em lucro. Ou seja, quando o controle de estoque é feito de forma eficiente, é possível saber quais itens estão tendo maior saída e quais estão encalhados.

Podemos avaliar que a equipe de vendas assim reavaliará a precificação para saber se o preço está muito abaixo do mercado, o que pode estar levando a prejuízos. Além de tudo, ao conhecer a validade dos produtos é possível estabelecer promoções que estimulem maior procura e consumo destes.

Por fim nos contate, temos uma equipe especializada para atende-lo com excelência e automatizar todo seu sistema de varejo para que assim, estrategicamente hajam mais lucros e menos desperdícios!

Otimização com ERP-WS

 

Para uma boa gestão empresarial o elemento fundamental para que uma corporação obtenha sucesso em todos os campos de atuação. Para que esses princípios sejam colocados em prática, é preciso que a empresa desenvolva bons métodos, com sistemas eficazes. Com ERP online, o suporte e as ferramentas essenciais para todos os setores serão garantidos.

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, em português “Sistema de Gestão Empresarial” uma ferramenta de software online que utiliza métodos tecnológicos para otimizar a gestão de uma empresa. Esse software é capaz de controlar e organizar todas as informações contidas em uma empresa, controlando o financeiro e consequentemente reduzindo os custos empresariais.

Dentre os benefícios está a gerência dos estoques, falta de produtos, organização da logística, fluxo de caixas, faturamentos diários, mensais e anuais, emissão de notas fiscais, entre outros. Ou seja, é um software que automatiza todo o trabalho manual com menores margens de erro e integra todos os departamentos.

Funcionalidades do ERP-WS na sua empresa

Falaremos sobre 7 fatores do sistema de gestão ERP que fornecem inúmeras vantagens para vários setores da empresa, otimizando sua gestão, reduzindo tempo e gastos.

  • Organização e agilidade

Com a centralização dos dados em um só sistema, é possível garantir um serviço mais organizado e ágil para a gestão da empresa, juntamente com os funcionários.

Assim eliminaremos a perca de tempo na busca de informações soltas, em notas e papéis de controle, indagando um período de tempo muito mais demorado para a realização das atividades propostas.

Consequentemente a produtividade é ampliada com um método de organização de informações automatizado, no qual os procedimentos fluirão de maneira mais rápida com práticas potencializadas.

  • Dados centralizados

Como já falamos, as informações de todos os departamentos da empresa estarão contidos em um só software, automaticamente gera mais segurança e acessibilidade de qualquer lugar via Internet. Por esse motivo, uma das maiores vantagens do ERP online é possuir as informações de diversos setores em um único local.

Com o sistema ERP substituiremos as planilhas de papel e notas impressas por dados que serão armazenados em nuvem, ou seja, os dados estarão online, reduzindo espaços físicos e eliminando a confusão de papéis e desordem de informações.

 

  • Desnível de informações

Internamente em uma corporação empresarial, um fator que merece atenção são os desníveis de informações.

Os funcionários da empresa não têm os mesmos dados uns dos outros, ou seja, provavelmente haverá conflito de informações já que fica muito difícil se organizar sem todas as informações dos produtos e da venda.

O ERP online guarda todas as informações e as atualiza em tempo real, isso devido ao armazenamento em nuvem. Desse modo, podem ser feitas alterações pelo setor de funcionários e direção da empresa, assim os vendedores não irão mais praticar seus ofícios com falta de informações, já que o software irá dar-lhes dados confiáveis de forma homogênea e organizada.

Podemos dizer ainda que o elemento favorece a empresa e a gestão pelo fato de que toda a alteração que será feita, mesmo que passada e revisada por muitos setores, podem estar irracionais ou falsas.

Ao analisarmos os dados mais a fundo observamos que todas as alterações não passam despercebidas pelo sistema online ERP, um problema que poderá ser resolvido de maneira correta, com muito mais velocidade pelos diretores responsáveis.

  • Controle tributário e controle de custos

Uma ferramenta de gestão faz com que o sistema seja muito mais controlado em todos os âmbitos, isso inclui a entrega das obrigações tributárias que são impostas pelo governo através de impostos e prestação de serviços.

Devido a fiscalização dos tributos é permitido extinguir os riscos de multas e penalidades que podem acontecer por meio de informações não completas ou desvios não captados, com inconsistências dos dados.

Observemos o controle tributário e o controle de custos, o qual a empresa poderá efetuar o acompanhamento constante de suas despesas e metas que foram previstas para serem alcançadas. Esquematizando os cursos financeiros, diante de tal poderemos observar onde possuem déficits e corrigi-los.

  • Crescimento rentável

Foi comprovado que empresas e comércios que se usam ERP online, crescem cerca de 40% a 50% mais rápido e com mais eficiência. Além do crescimento da otimização dos níveis de estoques e entregas. A realidade de grandes estoques, que podem haver discordâncias  de informações, sobre a disponibilidade de produtos e mercadorias, perecimento e muito mais.

O sistema evita desconforto com atrasos e imprevistos, é capaz de reduzir o tempo de fechamento das entregas garantindo total controle sobre os seus devidos cronogramas.

É plausível a integração do ERP com um sistema de Correios, PAC e Sedex, essa parceria, traz a facilidade, o controle e agilidade que garantiremos no do gerenciamento das encomendas e entregas através das postagens e códigos fornecidos pelas empresas, que atualizam todos os dados em tempo real para quem faz uso desse serviço.

A padronização das trocas de informações entre produção e plataforma online de gestão, elimina muitas falhas, fracassos e insucessos na hora da entrega e checagem. Assim reduzimos as reclamações via SACs, com os códigos de rastreios, nossos clientes podem acompanhar o encaminhamento dos materiais. É comprovado por pesquisas, a melhoria na qualidade de entrega com o sistema online de gestão.

  • O sistema ERP é acessível financeiramente

O ERP WS proporciona avanços nas gestões empresarias sem cobrar altas taxas de serviço, não tem taxas de instalação e é facilmente acessado em qualquer lugar que possua internet, inclusive em versões mobiles como smartphones e tablets.

Neste sistema podemos contar com ferramentas de recebimento de pedidos, módulo financeiro de cobranças, relatórios e planilhas empresariais, verificação dos pagamentos, controle de estoque, caixa entre outras funcionalidades.

  • Coleta de dados

É preciso uma análise detalhada para tomar grandes decisões em determinador setores com o sistema online ws não será necessário esperar muito tempo para reunir todas as informações precisas, já que a coleta de dados será mais sucinta, detalhada a dispor de quem quiser acessá-la.

Concluindo podemos então perceber que as apesar de possuir inúmeros funcionalidades para otimizar seus negócios empresariais, não é utilizado sozinho, mesmo sendo uma única solução. Indicamos que sejam feitos treinamentos dos profissionais, para que haja capacitação. Os clientes e a empresam precisam estar integrados para que os métodos sejam de fato funcionais.

Diante dessas informações, é chegada a hora de planejar  e aderir o melhor Sistema ERP-WS para sua empresa, assim automatizando seus processos de gestão e integrando todos os sistemas administrativos  em uma única plataforma, facilitando os procedimentos empresariais, as movimentações e os avanços do seu negócio.

 

Divisões do sistema ERP

O ERP é dividido em 3 camadas:

  • Camada de apresentação: essa é a camada pelo qual o usuário terá acesso ao sistema, através de formulários e campos que devera preencher. Essa camada fará a comunicação interna com a camada de processamento lógico para efetuar processamentos e retornar para a tela ou salvar no banco de dados (database) do erp.
  • Camada de processamento lógico: Aqui encontraremos os processos empresariais que o ERP pode ter. Receberemos os dados que o usuário informa na camada de apresentação e integra com os módulos do sistema, retornando ao usuário uma resposta do que foi solicitado ou salvando no banco de dados. Toda integridade do sistema fica nessa camada, e sempre que for necessário inserir novas atualizações, processos empresariais, aprimorar o desempenho e a segurança do sistema, basicamente tudo feito nesta etapa. Para tal, é preciso mexer no código fonte do software, fazer uma nova programação e compilar novamente o programa, para que as novas funcionalidades entrem em vigor.
  • Camada de armazenagem: quando o usuário digita as informações na tela, vai para o processamento e posteriormente vem para essa camada, para ser salva em um banco de dados. O que garante que os dados fiquem gravados para ser acessados no futuro. Alguns softwares erp também permitem a exportação de dados do sistema para arquivos de excel, word, pdf, entre outros.

 

Funcionalidades básicas de um sistema ERP

Para entender melhor vamos relembrar processos que são essenciais para que um negócio funcione. Incluindo gerenciamento de inventário e pedidos, contabilidade, CRM entre outros.

Em seu nível mais básico, o sistema ERP integra essas várias funções em um sistema completo para agilizar processos e informações em toda a organização.

Vamos listar aqui algumas funcionalidades básicas de um sistema ERP:

  • Geração de notas fiscais e NF-e;
  • Emissão automática de boletos bancários;
  • Controle de estoque;
  • Contas a pagar e receber;
  • Emissão de relatórios;

A principal característica de todos os sistemas ERP é um banco de dados compartilhado que suporta várias funções usadas por diferentes unidades de negócios. Efetivamente, isso quer dizer que funcionários em diferentes divisões – por exemplo, vendas e financeiro – podem confiar na mesma informação para suas primordialidades.

Opções para grandes e pequenas empresas

O sistema ERP é um tipo de aplicativo ou software corporativo, no qual o software foi projetado para ser usado por grandes empresas e por vezes exige equipes dedicadas para personalizar e estudar os dados e lidar com atualizações e implantação. Contudo, não é a realidade de 100% do mercado. Há soluções para a pequena e média empresa. Assim, as necessidades do pequeno negócio nem sempre são atendidos por soluções voltadas para os grandes negócios.

Como declaramos anteriormente, as aplicações de ERP de pequenas empresas são soluções de software de gerenciamento de negócios leves, muitas vezes personalizadas para uma indústria de negócios específica ou vertical.

Saiba mais a respeito entrando em contato conosco!

 

Dicas para redução de custos!

  1. Organização no setor de Compras– Muitas empresas encontram dificuldade para explorar o potencial da área de Compras. Manter processos de aquisição bem planejados é uma das formas para reduzir consideravelmente os gastos. Também levamos em conta todas as aquisições recorrentes, os novos itens a serem comprados e incluir os projetos nesta conta.

 

  1. Classifique os gastos– É importante absorver todas as informações depois de estruturar os processos. Com os dados atualizados fixados, você consegue avaliar, por exemplo, onde é possível cortar gastos ou vale investir para obter um estoque de qualidade a longo prazo.

 

  1. Empregue um software adequado– Se você ainda não faz uso de um software para auxilia com a estruturação dos processos, não espere mais. Esta é uma consideração que o ajudará a economizar com transações futuras e, por isso, seu retorno será percebido rapidamente. Há muitas ferramentas que podem ajudá-lo, dê preferência para aquelas que exigirão pouca, ou nenhuma, dedicação de tempo da sua equipe interna. Bons softwares, além de tornar os processos mais hábeis e escaláveis, desoneram as equipes de compras. Os compradores podem focar, assim, em atitudes mais estratégicas para sua empresa, sem a necessidade dos trabalhos manuais.

 

  1. Selecione fornecedores com atenção– Além de priorizar fornecedores com os melhores prazos, é indispensável ficar atento à qualidade dos produtos e/ou serviços e o cumprimento das datas de entrega para não gerar problemas posteriores, tais como interrupção no fornecimento ou prejuízos econômicos. Na hora de escolher, outras condições devem ser analisadas, como saúde financeira, respeito às pessoas e ao meio ambiente, as normas da ISO, cobertura geográfica e a referência de outros clientes. Sabendo que nem sempre vale a pena trocar o fornecedor atual e homologado, quando pode-se tentar a renegociação do contrato vigente.

 

  1. Conduza os resultados– Devemos sempre analisar os resultados das negociações e o desempenho do setor de compras. É necessário para que haja correção de falhas e o aprimoramento dos procedimentos. É importante ter em mente que o setor de compras envolve processos de ciclos contínuos, que devem ser constantemente aperfeiçoados e analisados de perto.

 

Gestão de Estoques

Visando gestão de estoques em um contexto industrial, nos referimos à gestão de recursos materiais, que ajudam na organização e consequentemente gerará uma receita no futuro.

 

Gestão de estoques é importante?

Empresas que são voltadas para produção de bens dependem muito de um estoque bem organizado, por inúmeras razões, uma empresa com um bom sistema de gerenciamento de estoque só tende a crescer, toda empresa depende da produção e essa não sobrevive sem um gerenciamento de controle de estoques.

Na matéria de hoje citamos algumas razões para ter um bom sistema de gestão de estoques:

Atendimento ao mercado

A procura por produtos e serviços não é a mesma durante todo o ano, um exemplo é o mercado da moda, que tem uma demanda muito sazonal, cada estação exige um tipo diferente de roupas. Um estoque bem planejado, permite que a empresa se adeque as necessidades de seus clientes, e sabemos que a chave para aumentar a receita é o atendimento integral da demanda.

Continuidade

Uma gestão cautelosa permite que a empresa execute operações sem problemas, com continuidade. Uma fábrica de produtos que dependem de matérias-primas , tem que ter um bom estoque de matérias-primas, evitando assim contratempos.

Economia

Um sistema bem administrado, permite o corte de custos, um bom exemplo é quando chegam as épocas de festas, e a empresa espera um aumento na procura de determinados produtos, ela pode adquirir mercadorias em quantidade com antecedência, negociar preços e armazená-las para a temporada, consequentemente a empresa vai atender toda a demanda e quando se compra em quantidade com planejamento conseguimos mais descontos.

Princípios da gestão de estoque

Previsão de vendas

Ser capaz de se organizar e conseguir prever quais bens e produtos vendem mais em determinadas épocas do ano. Toda empresa deve manter um sistema de inventário com base nas vendas, reais e previstas.

Monitoramento:

Um estoque monitorado resulta na exatidão da quantidade em estoque. A empresa deve ter esse controle em qualquer ponto específico no tempo.

Armazém:

Um armazém em boas condições mantém o estoque organizado e evita que haja desperdício, o que só colabora para o aumentos de receitas.

A Gestão de controle de estoques é um desafio para as empresas, mesmo antes que uma empresa comece suas vendas, seu lucro ou prejuízo pode ser atribuído ao gerenciamento de seu estoque.

 

Por que devemos implementar o sistema ERP

Porque ele nos apresenta uma maior visibilidade de todo o desempenho da organização ao promover a automatização de tarefas manuais, controle maior sobre as operações e otimização de processos, com controle redução de custos.

A implantação de um gerenciamento de informação como esse traz uma redução de despesas no geral. Os erros cessam. Os equívocos de sincronização de diferentes sistemas, por exemplo, deixam de existir. Com o ERP, a padronização entre os processos passa a se tornar presente.

O serviço de ERP projeta soluções para atender diversos fatores em processos empresariais. Sua implantação requer uma adaptação de processos para que o ele possa abranger processos já existentes. Não se deve esquecer dos processos atuais para implementar o ERP. Na verdade, antes de mais nada, o que deve ser feito são mudanças significativas nos processos da empresa para que o novo método seja aplicado.

Seu tempo de implantação varia de acordo com o tamanho da empresa e pode ser de três tipos: customização, consultoria ou treinamento. Esses tipos não precisam ser aderidos de uma só vez, pois são modulares. Eles devem atuar conforme a demanda do momento.

Saiba os benefícios de implantar um Sistema de Gestão Integrada!

Sempre buscamos maneiras práticas para organizar as informações de nossa empresa, principalmente quando é da sua responsabilidade encontrar soluções para a comunicação e produtividade para todos os setores de um negócio. É provável que você já tenha ouvido falar sobre os Sistemas de Gestão Integrada (SGI). Você sabe como eles podem alavancar suas vendas e facilitar os processos internos da sua empresa?

Primeiro vamos entender o que é um Sistema de Gestão Integrada:

Em resumo, se trata de um software que organiza todas as operações de um negócio, promovendo a comunicação e garantindo que as políticas e demandas internas sejam postas em prática, sejam elas pelo administrativo, compras e vendas e estoque, controle de qualidade, etc. Um sistema de Gestão Integrada é similar a um Enterprise Resource Planning (ERP) ou, traduzido para o português, Planejamento de Recursos Empresariais.

O Sistema de Gestão Integrada busca, primeiramente, um diagnóstico para as principais necessidades que o seu negócio possui. Depois disso é que se começa a implantar uma metodologia específica para promover mudanças – quais ações precisam ser feitas, quais métricas e indicadores precisam ser acompanhados, como o trabalho precisa ser reorganizado, entre outras coisas, para que assim, o sistema consiga impulsionar o crescimento da empresa.

Os benefícios trazidos ao implantar um SGI são inúmeros, vamos conferir alguns:

Mais qualidade de informação.

Se todos os departamentos e áreas da sua empresa estão inserindo e atualizando informações sobre a rotina dentro do software, consequentemente, qualquer pessoa da empresa terá um melhor conhecimento geral sobre o que é feito internamente.

Dessa maneira, um funcionário de vendas terá muita facilidade em saber como está o estoque de determinado produto por exemplo. Com todas as informações necessárias sobre o que acontece dentro da empresa, as pessoas poderão trabalhar com mais segurança e atingir objetivos com maior facilidade.

Padronização dos processos.

É preciso que seja feito um treinamento com todos os colaboradores para que utilizem o máximo de funcionalidades que o sistema oferece, para que assim o sistema de gestão possa ser implantado de maneira eficaz. Atualizar o status de vendas, processo ou projeto da empresa no software, acompanhar dashboards, analisar índices relevantes ao trabalho: tudo isso faz com que a empresa mantenha o software atualizado e padronizado. Isso significa um maior controle e produtividade do negócio.

Controle de estoque.

O estoque é sempre uma área impactante no negócio. Muitos controles podem ficar desalinhados, e a falta de organização leva à perda de produtos e insumos e a empresa acaba no prejuízo.

Talvez você não saiba que, ao automatizar seu controle de estoque com a ajuda de um SGI, além de conseguir eliminar esse tipo de gargalo prático, mas também planejar melhor suas demandas, reduzindo a quantidade de produtos em estoque e fazendo-o girar mais rapidamente.

Isso acarreta em uma disposição menor de infraestrutura para o estoque, com pagamentos aos fornecedores igualmente menores, porém, mais frequentes, tudo por meio de um controle de fluxo de caixa mais eficiente, baseado nas necessidades que a empresa realmente tem.

Otimização do processo de decisão.

Se há mais informação, se os protocolos são padronizados para toda a empresa e se um setor trabalho em prol do outro, existe, então, um melhor processo de decisões dentro da empresa. Por fim, existe uma implantação de um Sistema de Gestão Integrado que não só monitora, mas apresenta as informações essenciais para uma tomada de decisão mais rápida e assertiva, alavancando os resultados finais. Isso significa um maior controle da qualidade do trabalho, mais tempo para os funcionários desenvolverem outras atividades e uma maior agilidade para que a empresa possa crescer e se tornar resistente em um mercado tão competitivo.

PENALIDADES POR NÃO APRESENTAR O XML DAS NFes

Há penalidades para empresas que não apresentam o XML de Notas Fiscais eletrônicas (NFes). Isso ocorre quando há uma fiscalização no setor contábil da empresa e isso pode trazer problemas para o empreendedor.

Você não quer isso pro seu negócio, não é mesmo? Então vamos entender quais são as penalidades possíveis por não apresentar a linguagem de marcação correta da sua documentação.

Lembrando que XML é um acrônimo para Extensible Markup Language. Trata-se de uma linguagem de marcação desenvolvido pelo W3C, um consórcio internacional que cria soluções para a web.

Quando alguma transação comercial de compra ou venda acontece, as partes envolvidas dificilmente esperam que essa relação irá terminar em problemas e dores de cabeça para um dos lados. Por esse motivo, é raro encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais. O ideal é não ter problemas nem com quem está adquirindo algo e nem com quem está fornecendo.

Quando a sua empresa é quem vende, não armazenar as notas fiscais da forma correta se torna ainda mais grave! Afinal, segundo a legislação brasileiras, a nota fiscal deve ser armazenada por 5 anos, que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas.

POSSÍVEL MULTA POR NÃO APRESENTAR XML.

Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.
Justamente por isso, pela confiança entre determinados agentes, é difícil encontrar clientes ou empresas que guardam todas as suas notas fiscais. Este fato poderia facilitar a solução de qualquer problema que possa ocorrer. No caso das Notas Fiscais eletrônicas, é mais fácil de gerir suas informações. Especialmente através de ferramentas de Software que fazem esta função.

No caso das empresas responsáveis pelas vendas, não armazenar as notas fiscais segundo o método convencional pode trazer problemas graves. O cliente pode realizar uma compra e se equivocar futuramente quanto à algum item do produto da compra, é obrigação da empresa que realiza a venda provar, por meio de documentos fiscais, prazos de entregas, de garantias, devoluções e demais divergências que houverem.

PENALIDADE PODE CHEGAR A PRISÃO

A lei de número 8.137 prevê os crimes contra a “Ordem Tributária”. Lá se encontram as determinações contra a não apresentação de notas fiscais ou dos códigos XML da documentação eletrônica.

Diz a lei:

“Art. 1º Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas: (Vide Lei nº 9.964, de 10.4.2000)

I – omitir informações, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;

II – fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operações de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;

III – falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;

IV – elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;

V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.

Pena – reclusão de 2 a 5 ano e multa.

Parágrafo único. A falta de atendimento da exigência da autoridade, no prazo de 10 dias, que poderá ser convertido em horas em razão de maior ou menor complexidade da matéria ou da dificuldade quanto ao atendimento da exigência, caracteriza a infração prevista no inciso.

Art. 2º Constitui crime da mesma natureza: (Vide Lei nº 9.964, de 10.4.2000)

I – fazer declaração falsa ou omitir declaração sobre rendas, bens, ou fatos, ou empregar outra fraude , para eximir-se, total ou parcialmente, de pagamento de tributo;

II – deixar de recolher, no prazo legal, valor de tributo ou de contribuição social, descontando ou cobrando, na qualidade de sujeito passivo de obrigação e que deveria recolher aos cofres públicos;

III – exigir, pagar ou receber, para si ou para o contribuinte beneficiário, qualquer porcentagem sobre a parcela dedutível ou deduzida de imposto ou de contribuição como incentivo fiscal;

IV – deixar de aplicar, ou aplicar em desacordo com o estatuído, incentivo fiscal ou parcelas de imposto liberadas por órgãos ou entidade de desenvolvimento;

V – utilizar ou divulgar programa de processamento de dados que permita ao sujeito passivo da obrigação tributária possuir informação contábil diversa daquela que é, por lei, fornecida à Fazenda Pública.

Pena – detenção, de 6 meses a 2 anos e multa.”

POR QUE O PRAZO DE GUARDA DE XML

Caso a empresa falhe em cumprir com a obrigação de armazenar documentos fiscais por 5 anos, conforme manda a lei, ELA PODE SER PUNIDA.

Sem a posse da nota fiscal, sua empresa não poderá, por exemplo, vender equipamentos que não usa mais, pois ela não possui mais o comprovante fiscal desses bens para entregar ao novo comprador. Guardar as notas fiscais é importante para usar as garantias dos produtos que a loja usa ou vende. Pode acontecer também, por exemplo, uma cobrança indevida por parte das concessionárias de água, luz e telefone, tributos como imposto de renda, quitação de aluguel, entre outras.

Do ponto de vista do setor de contabilidade, a sua empresa pode ficar prevenida com as notas fiscais guardadas.

O QUE FAZER CASO VOCÊ PERCA O XML DA NFE

Ocorreu um incidente inesperado na sua empresa, e você perdeu os XMLs das Notas Fiscais Eletrônicas. Como proceder? Existe um meio de recuperar pela Secretária da Fazenda, a SeFaz, nestes casos? Considerando que eles também recebem essas informações? NÃO É POSSÍVEL RECUPERAR OS XMLS PERDIDOS CASO O CONTRIBUINTE NÃO TENHA AS CHAVES DE ACESSO.

A guarda das notas fiscais fica a cargo dos contribuintes, assim como o registro dos documentos eletrônicos. Os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, mas caso a empresa tenha armazenado o DOCUMENTO AUXILIAR DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA (DANFE) de todas as notas, ainda há a possibilidade de encontrar nesse documento a chave de acesso necessária para recuperação do arquivo XML.

A empresa é responsável pelo documento e hoje há formas mais fáceis de manter-se em ordem com o Fisco.

Há aplicações que permitem a consulta de NFes sem chave de acesso dos último 90 dias, centralizando os documentos fiscais em um só lugar com acesso para toda a empresa, diminuindo o trabalho de contadores. Então, quanto antes começar a utilizar a gestão de documentos, melhor.

A NFe é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Ela deve ser armazenada no mesmo formato que foi transmitida e autorizada.

A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte envolvido na transação. Os bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa e mantém a obrigação da guarda do XML da Nota Fiscal Eletrônica.

AS NECESSIDADES COMUNS DA GUARDA DO XML

Considerando a possível multa e os prazos, o problema é a necessidade de organizar XMLs e DANFEs de forma que todas as notas fiscais possam ser encontradas rapidamente. Tempo é dinheiro e é necessário reduzir o risco de perder NFes importantes.

O ideal é que sua companhia armazene notas em um app eficiente e tecnologicamente funcional, que te dê acesso rápido às suas notas num clique. Isso reduz a dependência dos e-mails para receber seus XMLs e trabalhar com mais agilidade na sua empresa.

Num dia de trabalho, algumas empresas podem emitir dezenas de notas fiscais, especialmente no caso das grandes. Isso gera uma grande quantidade de comprovantes em pouco tempo.

Como a legislação brasileira obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais pelo espaço de cinco anos, estamos falando de centenas de milhares de documentos fiscais.

Portanto, seja responsável com a documentação tributária contábil para não ter dores de cabeça. Hoje e no futuro. Já notificamos que a Receita Federal está cada vez mais empenhada em identificar fraudes e punir infratores.